Zgodnie z nowym rozporządzeniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, od stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Najważniejsza zmiana dotyczy skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych. W przypadku pracowników zatrudnionych po 2018 r., okres ten został skrócony do 10 lat. Jeśli pracownik został zatrudniony ​po raz pierwszy przez pracodawcę po dniu 31 grudnia 1998 r., ale przed dniem 1 stycznia 2019 r., pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji poprzez złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych do ZUS. ​Pracowników, z którymi nawiązano współpracę przed 1999 r., obowiązuje dotychczasowy okres 50 lat.

Kolejną zmianą jest wprowadzenie elektronicznej formy przechowywania akt pracowniczych, które zostało szczegółowo opisane w 3 rozdziale rozporządzenia. Zgodnie z rozporządzeniem, elektroniczna dokumentacja jest równoważna do dokumentacji w wersji papierowej. Nowe przepisy zakładają, że pracodawca będzie mógł zmieniać formę z elektronicznej na papierową oraz z papierowej na elektroniczną.

Istotne różnice zostały wprowadzone ​w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, wedle którego dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Wprowadzono nową część do akt osobowych, w związku z czym obecnie obowiązują cztery:

Część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich ​ z poprzednich okresów zatrudnienia Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
Część C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy Część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.